실시간 상담 운영 시스템, 상담회 현장을 어떻게 바꿨을까요?

상담회 현장에서는 사전 매칭 일정표를 출력하지 않고 방문하는 참가자가 많습니다. 이 때문에 자신의 상담 위치를 문의하는 경우가 많고, 운영요원은 같은 안내를 반복하게 됩니다.

행사 당일에는 사전 매칭 단계에서 예상하지 못한 상황도 계속 발생합니다.

• 상담 종료
• 상담 지연
• 노쇼(No-show)
• 일정 변경
• 추가 상담 운영

사전 매칭은 상담회를 준비하는 단계이고, 실시간 상담 운영 시스템은 행사 당일의 현장 운영을 지원하는 기능입니다. 사전 매칭으로 만들어진 일정이 현장에서도 그대로 살아 움직일 수 있도록 연결하는 역할을 합니다.

많은 상담회 현장에서는 여전히 이와 같은 정적인 배치표를 그대로 화면에 띄워두는 방식을 사용합니다. 행사 시작 전 확정된 정보만 보여줄 뿐, 상담이 끝났는지, 지금 대기해도 되는지는 화면만 봐서는 알 수 없습니다.

참가자는 이제 별도의 종이 일정표 없이 행사장 모니터 하나로 자신의 상담 위치와 진행 상황을 직접 확인할 수 있습니다. 다음 정보가 화면에 표시됩니다.

• 상담 위치
• 상담 상대
• 현재 세션
• 진행 상태

2026 Tourism Global Business Day에서는 참가기업 DB와 사전 매칭 데이터를 등록한 후, 운영자가 관리자 시스템에서 상담 상태를 변경하면 행사장 대형 모니터에도 즉시 반영하도록 운영했습니다.

참가자와 운영진은 동일한 화면을 보며 상담 진행 현황을 확인할 수 있었습니다.

아래 내용은 실제 운영 경험을 바탕으로 정리한 인터뷰 형식의 콘텐츠입니다.

기존 운영 방식과 가장 달라진 점은 무엇인가요?

행사 운영 중에는 상담이 예상보다 빨리 끝나거나 지연되는 경우가 발생합니다. 기존에는 운영요원이 각 상담테이블의 진행 상황을 직접 확인한 후 참가자에게 안내해야 했습니다. 실시간 상담 운영 시스템을 적용한 이후에는 참가자가 현황판을 통해 현재 상담 상태를 직접 확인할 수 있었고, 운영본부에서는 전체 상담 현황을 한 화면에서 관리할 수 있어 현장 대응이 훨씬 수월했습니다.

주최 측에서 가장 유용했던 부분은 무엇인가요?

참가자와 운영진이 동일한 정보를 동시에 확인할 수 있다는 점입니다. 운영자가 관리자 시스템에서 상담 상태를 변경하면 행사장 모니터에도 즉시 반영되어 상담 진행, 종료, 노쇼 등 현장에서 발생하는 상황을 빠르게 공유할 수 있었습니다.

어떤 행사에 적합한가요?

사전 매칭을 기반으로 운영되는 다양한 상담회에 활용할 수 있습니다.

• 수출상담회
• 구매상담회
• 투자상담회
• Hosted Buyer 프로그램

기존 방식과 실시간 상담 운영 시스템의 차이를 정리하면 다음과 같습니다.