15년차 PCO 본부장이 말하는 행사 기획이란? (with마이스허브)

안녕하세요, 마이스허브입니다. 오늘은 마이스산업 최전선에서 활동하는 실무자의 생생한 이야기를 전해드리려 합니다.

Q. 자기소개를 부탁드립니다.

안녕하세요. 국제회의 기획사에서 약 15년간 다양한 국제행사, 전시, 포럼을 기획하고 운영해온 PCO 본부장입니다. 처음에는 해외 학회 및 컨벤션 통역 업무를 맡으며 이 분야에 발을 들였고, 그 과정에서 국제행사 기획과 운영의 매력에 빠져 전문 PCO로 커리어를 쌓게 되었습니다. 주요 업무는 국제 포럼 및 전시 기획, 참가자 및 연사 관리, 해외 바이어 초청, 그리고 현장 운영 총괄입니다.

Q. 현장에서 가장 많이 고민하거나 어려움을 겪는 부분은 무엇인가요?

국제학술대회를 운영하다 보면, 연사 응대와 현장 시간관리가 가장 큰 고민입니다. 특히 해외 연사가 많은 경우, 도착 지연, 발표 순서 변경, 통역 문제 등 예상치 못한 상황이 빈번하게 발생하죠. 이런 예외 상황에서는 결국 '유연성과 커뮤니케이션 능력'이 가장 중요한 것 같습니다.

Q. 실무자가 반드시 챙겨야 하는 체크리스트가 있다면?

포럼 운영을 기준으로 말씀드리자면, '연사별 브리핑 시트'는 절대 빠지면 안 됩니다. 이 시트에는 연사의 입장 시각, 발표 자료 제출 여부, Q&A 진행 여부, 통역 필요 여부, 좌장과의 사전 교신 내용 등이 정리되어 있죠. 그래서 발표자 체크리스트는 '사전-현장-백업 플랜'까지 반드시 함께 관리하고 있습니다.

Q. 업무 효율을 높이기 위해 평소에 실천하는 나만의 팁이 있다면?

제 업무 효율의 핵심은 '워크플로우 공유'와 '미리 해두기'입니다. 매 행사마다 전체 일정표(Gantt Chart 형식)를 팀원들과 공유해 각자의 업무 마감일과 연동되도록 합니다. 또한 반복되는 업무를 템플릿화해 관리합니다.

Q. 마이스허브 기능 중 실무자 입장에서 특히 유용할 것 같은 기능과 이유는?

개인적으로 가장 유용하다고 느낀 기능은 '연사관리'와 '테이블링 시스템'입니다. 마이스허브의 테이블링 시스템은 드래그 앤 드롭 방식으로 좌석을 직관적으로 설계할 수 있고, 좌석 옆에 직함, 국적, 발표 순서까지 함께 표시할 수 있어 현장 팀과의 커뮤니케이션도 매우 수월했습니다.

마이스 산업은 결국 '사람과 사람을 연결하는 일'입니다. 좋은 시스템은 이 복잡한 현장을 훨씬 직관적이고 빠르게 만들어줍니다. 마이스허브는 행사 현장을 한눈에 파악할 수 있도록 도와줄 뿐만 아니라, 모든 팀원이 실시간으로 확인하고 직접 수정할 수 있는 대시보드를 제공합니다.